Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données

Le responsable du traitement est ETUDIER EN ESPAGNE S.L., société de droit espagnol immatriculée sous le CIF B21809272, dont le siège est situé Avenida López Piñero 4, bloque 2A, planta 5, puerta 28, 46013 Valence (Espagne).

Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits : contact@etudier-en-espagne.com.

2. Les données que nous traitons, et pourquoi

Nous ne collectons que ce que vous nous transmettez dans nos formulaires, et quelques informations techniques indispensables au fonctionnement et à la sécurité du site. Les champs facultatifs le sont réellement : les laisser vides n'empêche pas l'envoi.

Dépôt d'un dossier de candidature

Pack accréditation UNED

E-mails que nous vous envoyons au sujet de votre dossier

Un document que nous vous envoyons sous forme de lien reste téléchargeable pendant 180 jours. Chacun de ces e-mails vous est adressé personnellement : aucun autre destinataire ne voit votre adresse.

Demande de contact ou inscription à un événement

Réservation d'un meeting personnalisé

Demande d'aide au logement

Navigation sur le site

• Mesure d'audience : Vercel Web Analytics compte les visites sans cookie et sans conserver votre adresse IP (pages vues, site de provenance, pays, navigateur, type d'appareil). Vercel Speed Insights mesure la vitesse d'affichage des pages, sans vous identifier. Base légale : notre intérêt légitime à connaître la fréquentation et à corriger les lenteurs.
• Sécurité : votre adresse IP est utilisée pour limiter le nombre d'envois par personne et bloquer les envois automatisés, avec une vérification anti-robot fournie par Cloudflare Turnstile. Cette vérification s'exécute sur chaque formulaire, que vous voyiez ou non une case à cocher : le plus souvent elle se conclut sans rien vous demander. Pour la mener, Cloudflare traite votre adresse IP, la signature technique de votre connexion et de votre navigateur, et l'identifiant de notre site. Elle ne lit pas ce que vous écrivez dans le formulaire. Le détail figure dans l' addendum de confidentialité Turnstile de Cloudflare. Base légale : notre intérêt légitime à protéger le site et vos données.
• Parrainage : si vous arrivez par le lien d'un ambassadeur, son code est conservé dans votre navigateur pendant 30 jours. Le détail figure dans notre politique de cookies.

Comptes de l'espace de gestion

Les membres de l'équipe, les ambassadeurs et les universités partenaires qui disposent d'un accès à notre espace de gestion y sont identifiés par leur nom, leur adresse e-mail et leur rôle. Nous enregistrons la date d'acceptation de l'accord de confidentialité, les éléments de la double authentification et un journal des actions effectuées (consultations de pièces, modifications de dossiers). Pour les membres de l'équipe, les heures de travail déclarées sont également conservées. Base légale : l'exécution de la relation qui nous lie (article 6.1.b), nos obligations légales (article 6.1.c) et notre intérêt légitime à sécuriser l'accès aux données des candidats (article 6.1.f).

Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé : chaque dossier est examiné par un membre de l'équipe, et la décision d'admission appartient à l'université.

3. Qui peut y accéder

Vos données ne sont jamais vendues ni cédées à des fins commerciales. Seules les personnes suivantes y ont accès, chacune dans la limite de ce dont elle a besoin :

• L'équipe d'Étudier en Espagne (conseillers et administrateurs), qui traite votre dossier. Chaque membre a signé un accord de confidentialité et se connecte avec une double authentification.
• Les universités auxquelles vous candidatez, à qui nous transmettons votre dossier pour l'étude de votre admission. Elles le traitent ensuite sous leur propre responsabilité. Lorsqu'une université dispose d'un accès à notre espace de gestion, elle n'y voit, et ne peut en exporter, que les candidatures qui la concernent : vos nom et prénom, votre adresse e-mail et votre téléphone, la filière, la ville et la langue d'études visées et l'avancement de la candidature, sans votre parcours scolaire ni vos pièces. Elle peut ainsi vous contacter au sujet de votre admission. Si vous n'avez pas déposé de dossier vous-même (simple demande de contact, inscription à un événement ou demande de pack accréditation UNED), votre adresse e-mail et votre téléphone ne lui sont pas montrés. Si vous vous êtes inscrit à un forum auquel elle participe, elle le voit sur votre candidature. Sans candidature chez elle, elle ne voit rien de vous.
• HostStudent et l'UNED, si vous nous confiez votre demande d'accréditation du baccalauréat (pack accréditation UNED) : nous transmettons vos coordonnées et vos documents à HostStudent, l'organisme qui prépare, envoie et suit les dossiers auprès de l'UNED, et l'UNED instruit votre demande.
• L'ambassadeur qui vous a recommandé, si vous êtes arrivé par son lien. Il voit votre prénom, votre nom, la filière et l'université visées et l'avancement de votre dossier, afin de suivre ses parrainages. Il n'a accès ni à vos coordonnées ni à vos documents.
• Nos prestataires techniques, listés ci-dessous, qui n'agissent que sur nos instructions.
• Les autorités, uniquement lorsque la loi nous y oblige.

Si vous rejoignez le groupe WhatsApp des étudiants ou échangez avec nous par WhatsApp, vos échanges passent par ce service, édité par WhatsApp Ireland Limited (groupe Meta), et sont visibles des autres membres du groupe.

4. Nos prestataires techniques

5. Données traitées hors de l'Union européenne

Certains prestataires sont établis ou opèrent hors de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD : décision d'adéquation de la Commission européenne (Royaume-Uni, Suisse, entreprises américaines certifiées au titre du Data Privacy Framework) ou, à défaut, clauses contractuelles types adoptées par la Commission. Vous pouvez nous demander des précisions sur la garantie applicable à un prestataire donné.

6. Combien de temps nous les gardons

Les suppressions ci-dessous sont appliquées automatiquement par nos systèmes. La « dernière activité » est la date la plus récente entre le dépôt de votre dossier, sa dernière mise à jour, un nouvel envoi de votre part et vos demandes de contact ou de logement faites avec la même adresse e-mail : tant que vous êtes en relation avec nous, votre dossier n'est pas effacé.

Vos pièces d'identité et vos bulletins ne servent qu'à l'étude de votre admission : ils sont supprimés en premier, même si votre dossier est conservé plus longtemps. À l'échéance du dossier, celui-ci, les documents restants et les demandes qui lui sont rattachées sont supprimés ensemble. Une copie peut subsister dans les sauvegardes techniques de notre hébergeur de base de données jusqu'à leur renouvellement.

7. Comment nous les protégeons

• Toutes les communications avec le site sont chiffrées (HTTPS).
• Vos pièces jointes sont stockées dans un espace privé, jamais accessible par une adresse publique. Seuls les conseillers et administrateurs peuvent les ouvrir, par un lien valable 60 secondes, et chaque ouverture est enregistrée.
• Les fichiers reçus sont contrôlés et réenregistrés à l'arrivée, ce qui retire les informations cachées qu'ils peuvent contenir, comme la position GPS d'une photo.
• L'accès à l'espace de gestion exige une double authentification, et chaque rôle ne voit que ce qui lui est nécessaire.
• Toute personne ayant accès aux données des candidats a signé un accord de confidentialité.

8. Vos droits et comment les exercer

Vous pouvez à tout moment :

• accéder à vos données et en obtenir une copie ;
• faire corriger une information inexacte ou incomplète ;
• demander leur suppression ;
• demander la limitation de leur traitement ;
• vous opposer aux traitements fondés sur notre intérêt légitime ;
• recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format lisible par machine (portabilité).

Écrivez-nous à contact@etudier-en-espagne.com depuis l'adresse utilisée dans votre dossier, en précisant votre demande. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pourrons vous demander un justificatif. Nous répondons dans un délai d'un mois, qui peut être prolongé de deux mois pour une demande complexe ; nous vous en informerions alors.

Supprimer votre dossier met fin à l'accompagnement en cours. Si votre dossier a déjà été transmis à une université, nous vous indiquerons comment lui adresser directement votre demande.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle espagnole, l'Agencia Española de Protección de Datos, ou auprès de l'autorité du pays où vous résidez, en France la CNIL.

9. Candidats mineurs

Beaucoup de nos candidats sont lycéens. Si vous avez moins de 18 ans, nous vous invitons à constituer votre dossier avec vos parents ou votre représentant légal. Si vous avez moins de 14 ans, le dossier doit être déposé par votre représentant légal. Vos parents ou votre représentant légal peuvent exercer vos droits en votre nom.

10. Cookies, liens externes et mises à jour

La liste complète des cookies et traceurs utilisés figure dans notre politique de cookies.

Le site contient des liens vers des sites de partenaires, notamment pour le logement. En les suivant, vous quittez notre site : ces partenaires appliquent leur propre politique de confidentialité.

Nous pouvons modifier cette politique pour tenir compte d'une évolution du site ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.